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Comment organiser un évènement à l’Université?

Est considérée comme « manifestation exceptionnelle » toute manifestation ponctuelle organisée par les étudiants ou associations en dehors du cadre des activités pédagogiques relevant des missions de l’université.

Si vous souhaitez organiser un évènement au sein de l’Université, vous devez respecter les étapes suivantes :

  • Prendre contact avec le Pôle d’Accueil d’Accompagnement à la Vie Etudiante (PAAVE) au moins 20 jours avant la manifestation pour effectuer la demande d’autorisation et nous faire part de vos besoins matériels (logistiques, audiovisuels, hygiène et sécurité, communication…)
  • Signer la charte relative à l’organisation des manifestations
  • Compléter le formulaire GN6 pour toute demande d’organisation de manifestation exceptionnelle 15 jours au moins avant la manifestation
  • Souscrire une assurance responsabilité civile couvrant l’évènement
  • Solliciter les autorisations nécessaires auprès de la Ville si vous souhaitez occuper le domaine public
  • Respecter les règles de diffusion de contenus musicaux, vidéos soumis au respect des droits d’auteur (droits SACEM)
  • Proscrire toute consommation, vente ou promotion d’alcool
  • Respecter les conditions d’hygiène dans le cadre de la vente exceptionnelle de produits frais
  • Prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des participants à la manifestation

 

Afin de faciliter vos démarches, nous pouvons vous accompagner dans le montage de votre projet.

Contacts :

DEVE/Pôle Accueil Accompagnement Vie Etudiante :

Bât Ile de France – RDC – bureau 41 ou 42

01 69 47 70 30 ou 82

paave@univ-evry.fr

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